Actualmente se pueden realizar envíos de documentos por correo postal o en forma de pequeños paquetes por mensajería. Con las nuevas tecnológicas han surgido nuevos canales para hacer los envíos de documento, los envíos postales de carta ordinaria y carta certificada cuenta con su versión online: carta digital y carta digital certificada. Con estos servicios, el envío se hace a través de internet, pero la entrega es en el buzón o en mano bajo firma, según proceda.
Además de estos servicios, determinadas empresas ofrecen el envío de documentos o notificaciones con plena validez jurídica, como el telegrama o burofax. La entrega fehaciente del burofax y telegrama los convierten en envíos que se pueden utilizar como prueba ante terceros. Ambos envios tienen también su versión online con la misa validez jurídica.
Hay servicios de envío de documentos a nivel nacional e internacional. Con cualquier empresa de mensajería se pueden enviar documentos. Sin embargo, el envío de documentos con validez jurídica sólo lo ofrecen algunas empresas y solo está disponible para determinados destinos (se pueden enviar burofax y telegramas internacionales, pero solo a los países que usan estos medios de comunicación).
Hay una gran oferta de servicios para hacer envíos de documentos nacionales. La elección del tipo de servicio y de la empresa de mensajería variará en función de las necesidades del envío: recogida y entrega en el mismo día, entrega al día siguiente antes de una determinada hora o a lo largo del día y entrega a los pocos días.
La carta certificada de Correos o el envío de documentos de las empresas de mensajería, garantizan la entrega. Estos servicios tienen asociado un número de seguimiento que permite saber el estado del envío desde su admisión hasta la entrega. La entrega se hace en mano tras la identificación y firma de la persona que recoge la carta o el paquete que contiene los documentos. Se puede contratar el servicio adicional de acuse de recibo para recibir un aviso de entrega.
Además de los envíos con garantía de entrega que hacen todas las empresas de transporte, se puede enviar una carta ordinaria con Correos. La carta ordinaria se deposita en el buzón y no permite hacer seguimiento del envío.
Por último, hay envíos de documentos con validez jurídica, telegrama y burofax. Estos servicios no los ofrecen todas las empresas de mensajería.
La oferta de envíos internacionales de documentos es prácticamente la misma que a nivel nacional, aunque con limitaciones. La principal diferencia son los plazos de entrega, por ejemplo, en el caso de los envíos internacionales no hay opción de entrega y recogida en el día. Por otro lado, el envío de burofax y telegrama no está disponible para todos los países.
No todas las empresas de transporte están especializadas en el envío de documentos. La mayoría de ellas pueden hacer envíos de documentos en forma de pequeños paquetes, solo unas pocas ofrecen servicios específicos para el envío de documentos, tales como envíos con validez jurídica, burofax y telegrama, tanto a nivel nacional como internacional.
Los inicios de Correos se basan en el envío de documentos ya sea de carácter nacional como internacional. Actualmente ofrece servicios para el envío de documentos importantes y que cuentan con validez jurídica y como prueba ante terceros, servicio único que ofrece Correos, servicio de envío de documentos con acuse de recibo, envío de documentos de manera digital y envío de documentos de manera ordinaria. Los tiempos de entrega variarán según destino situándose entre los 3-5 días.
Seur es una empresa especializada en los envíos de paquetería y de documentos. Sus servicios para el envío de documentos con destino nacional e internacional son el envío de burofax y telegrama online, se trata del envío de documentos o notificaciones importantes que cuentan con plena validez legal por lo que podrán ser utilizados como prueba ante terceros. Además, el remitente cuenta con notificación certificada de entrega. Los tiempos de entrega serán de 48-72 horas en ambos casos.
La oferta para el envío de documentos que ofrece MRW cubre el territorio nacional e internacional. Los envíos de documentos nacionales se clasifican en envíos ordinarios y envíos de documentación importante urgente con entrega garantizada al día siguiente antes de las 14h. Los envíos internacionales se clasifican en envíos ordinarios no urgentes y envíos de urgentes con tiempos de entrega que variarán según destino. Además, también dispone de un servicio especial de envío de correspondencia masiva.
Se pueden enviar documentos con Correos Express como pequeños paquetes, por lo que los servicios disponibles nacionales serán con entrega al día siguiente antes de las 10h, 14h o a lo largo del día. A nivel internacional los tiempos de entrega serán superiores y variarán según destino, los servicios disponibles son el envío urgente con entrega en 24-48h y envío ordinario con entrega en 3-5 días. Todas las opciones cuentan con dos intentos de entrega.
Los envíos de documentos a través de CTT Express también podrán realizarse como un paquete pequeño, es decir, su peso máximo permitido será de 2Kg. Los envíos de paquetes pequeños cuentan con tiempos de entrega ligeramente inferiores a los envíos de paquetería ordinaria. Los servicios para el envío tanto a nivel nacional como nivel internacional será el envío urgente y el envío ordinario, este último más económico y no urgente. Los tiempos de entrega variarán según destino.
Existen varias opciones para el envío de documentos, desde envíos ordinarios con entrega en el buzón hasta envíos con validez jurídica. Dependiendo de la naturaleza del envío, será recomendable un servicio u otro. A continuación se detallan los diferentes aspectos a tener en cuenta antes de hacer el envío:
Los envíos de documentos más populares tanto a nivel nacional como internacional son: la carta certificada, envío que permite hacer el seguimiento del envío y entrega, el burofax y el telegrama para hacer envíos con plena validez legal que pueden ser usados como prueba ante terceros. Se puede enviar una carta certificada, burofax o telegrama de manera online. Si se hace el envío online, la empresa de mensajería imprime los documentos y los entrega en mano al destinatario según proceda.
Los envíos de documentos a través de carta certificada están caracterizados por contar con acuse de recibo (notificación de entrega), por lo que están destinados al envío de documentos importantes urgentes tanto a nivel nacional como internacional.
El envío del burofax ofrece entrega fehaciente con plena validez legal como prueba ante terceros en un proceso judicial o administrativo. Se puede certificar su contenido. El coste depende del número de páginas enviadas.
El envío del telegrama tiene plena validez jurídica y puede ser usado como prueba ante terceros al solicitar acuse de recibo y certificación de contenido. Se suele usar para enviar notificaciones breves, su coste depende del número de palabras enviadas.
A la hora de enviar un paquete pueden surgir algunas dudas. A continuación están las respuestas a las preguntas más frecuentes que suelen surgir al enviar un paquete por primera vez o al realizar un envío distinto al que se acostumbra a hacer.
La forma más recomendable para el envío de documentos importantes es a través de una carta certificada o envío de un paquete pequeño con número de seguimiento. La empresa de transporte entregará la carta o paquete previa identificación y son entregados en mano.
Se pueden enviar burofax en Correos, SEUR y MRW. Se trata de un servicio destinado al envío urgente de documentos que puede ser utilizado como una prueba ante terceros, cuenta con pleno valor judicial.
Con Correos se puede enviar online y desde sus oficinas. Con SEUR y MRW solo se puede enviar online.
El importe de un burofax depende del destino (nacional o internacional), del número de páginas enviadas y de la forma de tramitación (online o en persona).
El remitente deberá acceder a la página web de la empresa que se encargará del envío y dirigirse al apartado "enviar carta certificada online", el remitente deberá indicar sus datos, los del destinatario y a continuación suelen existir dos opciones: escribir la carta de forma online o bien, adjuntar un PDF.
La empresa de mensajería se encargará de imprimir la carta, meterla en un sobre y entregarla al destinario en mano.
El cliente que quiera enviar una carta urgente puede realizarlo de dos maneras distintas: