A la hora de enviar un paquete es necesario prepararlo adecuadamente para asegurarse de que llega a su destino en perfectas condiciones. De esta manera, se evita cualquier problema eventual que pudiera surgir, como una rotura del embalaje, un retraso en la entrega o la pérdida del paquete.
Preparar un paquete correctamente es necesario para proteger la mercancía que lleva en su interior. Por tanto, el primer paso será elegir correctamente el embalaje en función de la naturaleza del producto, dimensiones y peso.
Una buena preparación del paquete supone adaptarse a las condiciones de peso máximo y dimensiones máximas (ancho x largo x alto) marcadas por la empresa de transporte que se va a encargar del envío. De esta manera, se evitan sobrecostes añadidos y el envío puede salir más barato.
Cuanto más pequeño y ligero sea el paquete, más barato será el envío. A la hora de elegir el embalaje, siempre que sea posible, es recomendable elegir una caja de cartón de forma rectangular o cuadrada del tamaño estrictamente necesario para embalar el producto de manera segura. Como materiales de relleno para inmovilizar el producto dentro del embalaje se deberán elegir materiales que pesen poco para no añadir peso al paquete.
Por último, de nada sirve haber elegido bien el embalaje, haber preparado el paquete cuidadosamente si posteriormente no se precinta de manera segura y se etiqueta correctamente. Para precintar y adherir la etiqueta en el paquete se debe usar cinta de embalar, evitando cualquier otro tipo de cinta adhesiva.
Un paquete embalado de manera segura, evitará muchas incidencias. Con embalado seguro nos referimos a una buena elección del embalaje, una buena colocación de los productos dentro de la caja, precinto seguro y colocación de la etiqueta igualmente de manera segura evitando que se desprenda del paquete.
Muchas de las incidencias que ocurren con los paquetes enviados entre particulares tienen que ver con un embalado mal ejecutado. Es importante colocar la mercancía en el centro y rellenar el embalaje con material de relleno para que el paquete quede más compacto y evitar deterioros durante el transporte.
La elección del embalaje es el primer paso para realizar un envío correctamente.
Si se quiere reutilizar una caja para hacer un envío, hay que tener en cuenta que esté en buen estado. También habrá que comprobar si aguanta el peso de lo que se quiere enviar. Por último, hay que retirar los restos del antiguo envío, como cintas de embalaje, pegatinas o etiquetas, antes de colocar las nuevas. De esta manera se evitan confusiones.
Existen diferentes aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de decantarse entre las diferentes opciones de embalajes:
Planificar cómo se va a embalar un paquete con la suficiente antelación supone eliminar la fuente de estrés que supone la improvisación. Permite hacerlo adecuadamente, sin prisas, evitando quedarse con la duda acerca de si la mercancía llegará en perfectas condiciones por haber preparado el paquete en el último momento.
Si se ha solicitado una recogida del paquete en casa, es importante tenerlo preparado para la fecha programada para la recogida por la empresa de transporte. Tener que programar una segunda recogida por causas imputables al cliente, ausencia o no tener listo el paquete, puede suponer un gasto adicional.
La manera de introducir lo que se quiere enviar en el embalaje es crucial para evitar daños. Por ello, a la hora de embalar, hay que tener cuenta los siguientes aspectos con el fin de proteger al producto y que llegue en perfecto estado:
El precintado es otro de los aspectos clave para que un paquete llegue en las mejores condiciones y no sufra de ningún percance en el transporte. El precinto debe ser lo suficientemente resistente. La cinta de embalar es perfecta para estos casos. Debemos elegir una de calidad y lo suficientemente ancha, que nos ofrezca garantías. También podemos reforzar el precinto colocando doble cinta de embalaje en aquellos lugares más vulnerables del paquete.
Antes de comenzar a precintar hay que cerrar la caja. Después, pegaremos la cinta de embalar por todas las zonas de abertura, de manera que queden selladas. Una técnica muy eficaz es el precinto en forma de "H", teniendo en cuenta que hay cubrir bien los puntos críticos, como la unión de las solapas.
La técnica de precintar los paquetes en forma de “H” usando una cinta de embalar de calidad, con buena adhesión, es una garantía para que el paquete no se abra durante el transporte. La técnica es muy sencilla, consiste en precintar la unión central que cierra la caja, precintar las juntas laterales y hacer lo mismo en la base para reforzarla.
Cerrar la caja, y manteniendo unida la unión precintar con cinta de embalar desde un lateral de la caja hasta el otro lateral.
Precintar las juntas laterales que hay entre la parte alta de la caja y los laterales dejando sellada la unión. Hacerlo en los dos laterales.
Hacer los dos pasos anteriores en la base de la caja. Poner una tira de cinta de lateral a lateral y reforzar los bordes laterales.
El etiquetado de un paquete es necesario para realizar la entrega correctamente. En ocasiones, los envíos no se llegan a materializar porque existen problemas con la etiqueta, por lo que se debe prestar especial atención a este aspecto.
Hay empresas de envíos que se encargan del etiquetado de los paquetes que se envían, de manera que el cliente no tiene que ocuparse de cómo y donde colocar la etiqueta. Otras compañías facilitan la etiqueta a los clientes en versión digital para que sea el cliente quien la imprima. En estos casos, normalmente se envían instrucciones sobre dónde y cómo deben colocarla en el paquete.
En otras ocasiones, es el propio interesado quien escribe, o imprime, los datos del remitente y destinatario en un trozo de papel y lo adhiere al paquete. El etiquetado debe ser claro, para evitar confusiones y minimizar las incidencias en la entrega.
La etiqueta debe ser visible y no presentar daños. En ella, entre otras cosas, aparece datos de contacto, el nombre de la persona a la que entregar el paquete, la empresa a la que se envía -en caso necesario- y la dirección completa. Es recomendable colocarla en la parte superior del paquete, nunca en las esquinas o sobre las juntas.
También se pueden adherir al paquete etiquetas sobre el manejo de la caja, en las que se indique el sentido en el que se tiene que colocar cuando se deposita sobre una superficie, por ejemplo. En este caso, las etiquetas deben aparecer en todos los lados del paquete. Y si la mercancía que se va a enviar es frágil, se puede añadir una etiqueta para indicarlo expresamente.
Si la caja es reutilizada, hay que quitar las etiquetas anteriores. Las nuevas deben estar bien pegadas, para evitar que se sufran daños o se pierdan en el transcurso del envío. Se debe evitar pegar las etiquetas utilizando celo en las cuatro esquinas, ya que no aguantaría todo el proceso que implica el transporte. Hay que tener en cuenta que los paquetes son cargados y descargados en varias ocasiones, y pasan por procesos automatizados de clasificación o similar hasta llegar al destino. Por ello, las etiquetas deben tener toda su superficie bien adherida al paquete.
Si se envía un paquete internacional a un país fuera de la Unión Europea o a un país que no tenga ningún acuerdo de libre comercio con España, pasará por aduanas. Por este motivo, debe incluir la documentación de aduanas con la información correspondiente. Para ello existen bolsas específicas para introducir dicha documentación que son adhesivas y permiten adherir la documentación de una forma segura en el exterior del paquete, evitando su deterioro.
Estas bolsas, que pueden contener además de la documentación de aduana otros documentos como albaranes o facturas, son como sobres transparentes que se adhieren por una de sus caras al paquete. Tienen la ventaja de que se pegan fácilmente a múltiples materiales y son altamente resistentes e impermeables.
Si no se dispone de una bolsa portadocumentos, se puede utilizar un sobre resistente pegado en el exterior del paquete. Conviene no colocarlo sobre las juntas de unión, en las esquinas o sobre la cinta de embalar, para conseguir una mejor adhesión.
Por último, hay que tener en cuenta que la recepción de un paquete es el primer contacto que la persona que lo recibe tiene con la mercancía. Esta primera impresión es importante y dice mucho de la persona que lo envía. No es igual recibir un paquete en perfectas condiciones cuidando hasta el mínimo detalle que recibir un paquete preparado de cualquier manera que incluso puede suponer que lo que hemos enviado llegue roto.
Un paquete bien preparado supone un gesto medioambiental. Una protección inadecuada o excesiva de la mercancía nos obliga a utilizar más recursos, lo que tiene un claro impacto en el medio ambiente.
Embalar correctamente evita roturas, extravíos... evitando un reenvío por daños o pérdida. Al no tener que repetir el envío, se reduce la huella de carbono.
Reutilizar el material de relleno y las cajas de los envíos que se reciben. Recuerda solo reutilizar las cajas que están en perfecto estado, en caso contrario, recíclalas correctamente.