Enviar un paquete es sencillo. Lo primero que hay que hacer es escoger un embalaje adecuado para poder enviar la que se desea, de manera que tenga la anchura, largura y altura conveniente y que pueda soportar el peso de lo que se envía.
Escoger el embalaje correcto es de vital importancia para que el contenido del paquete llegue en perfectas condiciones. Por ello, una vez introducido el producto es conveniente colocarlo en el centro sobre material de relleno dejando espacio sobrante en todos los lados y usar material de relleno para que no quede suelto con el fin de que no sufra daños por los golpes que pueda recibir el paquete durante las distintas fases del transporte.
También es importante elegir adecuadamente la compañía de transportes que se encargará del envío en función de los servicios, condiciones y precio que cada una de ellas ofrece. La mayoría ofrecen la opción de solicitar una recogida del paquete a enviar en el propio domicilio o empresa. Otra opción, ofrecida por todas las compañías, es acercar el paquete a una agencia, oficina o punto colaborador de la empresa para proceder a su envío.
Todas las agencias de transporte ofrecen la posibilidad de realizar un seguimiento del envío de un paquete, lo que permite consultar, de manera online, dónde se encuentra el paquete en cada momento y cuándo llegará a su destino.
Si el envío se hace a una dirección y una vez se intenta entregar el paquete, el destinatario no se encuentra en el domicilio indicado, se produce una entrega fallida y se deja un aviso de paso, en el que se informa que no ha sido posible realizar la entrega y las instrucciones a seguir a partir de ese momento. Normalmente, cada envío incluye dos intentos de entrega. Pudiendo la compañía intentar realizar la entrega al siguiente día laborable o dejar el paquete en un punto de recogida para pasar a recogerlo si así lo solicita el destinatario.
El peso volumétrico es un concepto usado por las empresas de transporte para calcular el coste de transporte asociado a un determinado paquete. El peso volumétrico tiene en cuenta la relación entre las dimensiones y el peso del paquete. Normalmente, al hacer un envío la empresa de transporte solicita el peso del paquete y las dimensiones alto, ancho y largo. Teniendo en cuenta el peso y dimensiones en conjunto, la empresa calcula el peso volumétrico para saber el coste del transporte. Y lo hace a nivel conjunto para calcular el coste real que supone transportar dicho paquete según medidas y peso.
Si se hiciese el cálculo solo teniendo en cuenta el peso, el transporte de paquetes muy grandes, voluminosos, pero ligeros podría ocasionar perdidas a la empresa. Cuando el resultado del cálculo del peso volumétrico es inferior al peso del paquete, se suele aplicar para calcular el coste del envío el peso del paquete. Este caso se da en paquetes pequeños pero muy pesados en relación a su tamaño. Es decir, la empresa de transporte aplicará el mayor peso entre el peso volumétrico y el peso real.
En cualquier caso, la mejor forma de disminuir el peso volumétrico es ajustar lo máximo el embalaje al tamaño de la mercancía y el peso total del paquete.
La fórmula matemática que se utiliza para calcular el peso volumétrico es (Largo x Ancho x Alto) / N, el valor de N varía según la empresa de transporte e incluso una misma empresa puede aplicar distintos valores "N" según sus servicios (aéreo, marítimo, terrestre) ya que el coste en cada medio de transporte es distinto.
Para preparar un paquete correctamente es imprescindible elegir el embalaje en función de las medidas y el peso de la mercancía. Tiene que ser lo suficientemente robusto para que proteja al producto durante todo el proceso de transporte. Para evitar costes adicionales, el mejor embalaje es una caja de cartón cuadrada o rectangular.
En cuanto a las medidas, hay que tener en cuenta que el producto debe caber en el paquete dejando margen en todos los lados (alrededor de 6cm), en la base y en la parte superior. Lo más adecuado es colocar la mercancía en el centro sobre una capa de material de relleno y rellenar el espacio vacío de los lados y superior con relleno como puede ser papel estraza o burbujas.
A continuación, hay que precintar adecuadamente la caja, solo se deben usar cintas indicadas para este propósito como la cinta de embalar. Hay que sellar bien las juntas (centrales y laterales), tanto de la parte superior como de la base, que son las partes más vulnerables.
Una vez embalado el paquete se medirá (alto, largo y ancho) y se pesará para asegurarse de que no sobrepasa los límites marcados por la empresa de transportes. De esta manera se evita que el paquete no sea aceptado o se aplique algún sobrecoste.
También es importante el etiquetado. La etiqueta debe situarse en un lugar visible y debe tener todos los datos tanto del remitente como del destinatario. Datos de contacto, nombre completo, nombre de la empresa si se va a recoger o enviar a una compañía, y dirección completa incluido código postal.
Si se solicita una recogida del paquete, dependiendo de la empresa de transporte puede ser necesario imprimir la etiqueta del envío. Es decir, se necesitaría impresora. Si no se dispone de una impresora, se puede hacer el envío desde una agencia para que se encarguen ellos del etiquetado o contratar el servicio a una empresa, las hay, que no requieran que el cliente pegue la etiqueta cuando se solicita una recogida.
Asimismo, la empresa encargada del envío solicita el teléfono y email del remitente, para poderse poner en contacto con él en caso necesario. Y también el teléfono y el email del destinatario, especialmente en el caso de entrega flexible para que el repartidor pueda ofrecer al destinatario información sobre la entrega.
Una empresa de transporte es la compañía encargada de los envíos de paquetes tanto a nivel particular como empresarial. Orecen servicios para envíos nacionales e internacionales. A la hora de decantarse por una compañía u otra existen diferentes criterios que se pueden tener en cuenta, en función de cada necesidad:
Existen dos formas de hacer llegar el paquete a la empresa de transporte. Se puede acudir a la agencia y hacer allí la entrega, o bien se puede contratar un envío con servicio de recogida. En este último caso, es la empresa la que pasa por el propio domicilio o empresa para recoger el paquete. Dependiendo del envío, preferencias personales o estilo de vida puede ser más conveniente una forma u otra. A la hora de elegir una de las opciones hay que tener en cuenta el volumen y el peso del paquete a enviar, el tiempo que se quiere invertir en el envío y el precio que se está dispuesto a pagar.
Existen diferentes opciones para entregar el paquete al destinatario. La persona puede recibir el envío en su propio domicilio, en un punto de recogida, taquilla o en una agencia de la empresa de transportes. Escoger una u otra dependerá del estilo de vida o las necesidades puntuales del destinatario en el momento de la recogida.
El número de seguimiento sirve para visualizar en qué punto se encuentra el paquete en cada momento, desde el lugar de origen hasta el destino. Conocer al detalle el trayecto que sigue el envío ofrece información de cuándo llegará el paquete o si la entrega ha sufrido algún percance. También es una garantía de seguridad, que facilitará la reclamación del paquete en caso de que se produzca una incidencia.
El número de seguimiento de un envío, tracking o número de rastreo, es una serie de datos alfanuméricos asociada al paquete que proporciona la empresa de transporte y que es de gran utilidad para el remitente y el destinatario.
Una vez que la empresa de transportes ha facilitado el número de seguimiento, solo hay que ingresar en su página web y entrar en el apartado correspondiente de localización del envío. Al introducir el código asignado se puede comprobar dónde se encuentra el paquete o el proceso en el que está inmerso.
A cada envío se le asigna un número de seguimiento cuando se tramita. Con ese número tanto remitente como destinatario pueden conocer el estado del envío a través de la página web o app de la empresa que se está encargando del transporte.
Muchas empresas de transporte ofrecen el servicio de entrega flexible, cada vez más demandado. Con este tipo de entrega, la empresa de transporte contacta con el destinatario por SMS o email avisándole de que su entrega está próxima e informándole de la fecha y franja horaria prevista para la entrega. Si el destinatario cree que no va a estar disponible para la entrega, solo tiene que informar a la compañía de que quiere realizar un cambio de día o de tramo horario. También puede indicar que se envíe a otra dirección de entrega o un punto de recogida alternativo.
Con pequeños gestos al enviar un paquete se puede reducir el impacto medioambiental que genera dicho envío. Por ejemplo, preparar el paquete reutilizando cajas y material de relleno de los envíos que se reciben o se pueden evitar desplazamientos al entregar el paquete en una agencia y seleccionando como entrega un punto de recogida contribuyendo a reducir la huella de carbono.
En lugar de solicitar una recogida, llevar el paquete a una agencia de transporte por la que se pase en algún trayecto rutinario o se pueda ir caminando, en bici, etc.
Recibir un paquete en un punto de recogida tiene un menor impacto en el medio ambiente, ya que el repartidor puede dejar varios paquetes en un mismo lugar.
Reutilizar las cajas y material de relleno de los envíos que se reciben. Reutilizar solo las cajas que no estén dañadas y tengas las condiciones idóneas para realizar envíos.